7 erreurs à éviter avant de signer son prochain bail de bureaux
Choisir le bureau avant de définir ses besoins
La principale erreur avant de signer un bail de bureaux est de se focaliser sur le loyer sans calculer le coût total d’occupation et sans anticiper l’évolution de l’entreprise.
Un bureau engage l’entreprise financièrement, mais aussi opérationnellement et humainement.
Voici les 7 erreurs à éviter.
Avant toute visite, définissez :
nombre de salariés ;
présence moyenne ;
croissance prévue ;
nombre de salles ;
besoin de confidentialité ;
localisation ;
budget ;
date d’installation.
Le bureau doit être la conséquence des besoins, pas l’inverse.
Les loyers
Comparer uniquement les loyers
Deux bureaux affichant des loyers similaires peuvent avoir des coûts réels très différents.
Comparez :
loyer + charges + taxes + énergie + Internet + ménage + mobilier + travaux + services.
C’est le coût total d’occupation qui doit servir de base à la comparaison.
Dimensionner le bureau sur l'effectif actuel
Une entreprise de 30 personnes qui prévoit d’être 50 dans 18 mois doit intégrer cette croissance dans son choix.
Les questions à poser sont :
Peut-on ajouter des postes ?
Peut-on agrandir ?
Peut-on sous-louer ?
Existe-t-il une solution de sortie ?
Le contrat est-il suffisamment flexible ?
Oublier les espaces secondaires
Une entreprise ne se résume pas à ses postes de travail.
Prévoyez :
salles de réunion ;
phone booths ;
cuisine ;
espaces informels ;
rangements ;
zones de circulation.
Ne pas réfléchir à la sortie
Avant de signer, vérifiez précisément :
durée ;
préavis ;
conditions de sortie ;
sous-location ;
renouvellement ;
extension ;
réduction de surface.
La flexibilité doit être considérée comme une valeur économique.
Sous-estimer l'importance de l'emplacement
Un bureau doit être accessible aux salariés et aux visiteurs.
Regardez :
métro ;
RER ;
bus ;
vélo ;
temps de trajet ;
proximité des clients ;
commerces et restauration.
Un bureau moins cher mais mal desservi peut avoir un coût caché en termes de recrutement et d’attractivité.
Ne visiter qu'une seule fois
Visitez si possible le bureau à différents moments.
Observez :
luminosité ;
bruit ;
température ;
circulation ;
voisinage ;
occupation des espaces communs.
Un environnement agréable à 10h peut être très différent à 18h.
Checklist
Checklist avant signature
Avant de signer, vous devriez pouvoir répondre « oui » aux questions suivantes :
Le budget total est connu.
La surface correspond à notre organisation.
L’emplacement est accessible.
Notre croissance a été intégrée.
Les charges sont clairement identifiées.
Les travaux sont budgétés.
Les conditions de sortie sont comprises.
Nous avons comparé plusieurs solutions.
FAQ
Bureau de 50 postes à Paris
Que faut-il vérifier avant de louer un bureau ?
Le budget total, la surface, l’emplacement, les charges, les travaux, les conditions contractuelles et la capacité du bureau à accompagner la croissance de l’entreprise.
Quelle erreur coûte le plus cher ?
Sous-estimer le coût total et signer un espace trop rigide pour une entreprise dont les besoins vont évoluer.
Faut-il prendre un bail ou un bureau flexible ?
Cela dépend principalement de la visibilité de l’entreprise sur son effectif, son budget et son horizon immobilier.
